Privatlivspolitik
for Plantagevej & Gyvelvejs vejlav

Forord

Med baggrund i Dansk og Europæisk lovgivning for behandling af persondata, beskriver denne privatlivspolitik, behandling og beskyttelse af persondata indsamlet på vegne af Plantagevej & Gyvelvejs vejlav.

Plantagevej & Gyvelvejs vejlav håndterer ret begrænsede mængder af almindelige persondata, og den primære grund til at indsamle disse er for administration af vejlavets medlemskaber og aktiviteter.

Ændringer til politikken meddeles via vejlavets nyhedsbreve eller til generalforsamlingen, hvorefter opdateret dokumentation vil være tilgængelig via hjemmesiden, https://www.pgvejlav.dk.

Dataansvarlig

Dataansvarligfor behandling af persondata indsamlet som beskrevet heri, herunder også ansvarlig for tilstrækkelig beskyttelse af data, er vejlavet formand:

Plantagevej og Gyvelvejs vejlav

v. formand Kristian E. Bergen

Plantagevej 14

4040 Jyllinge

formand@pgvejlav.dk

Behandlingsgrundlag

Plantagevej og Gyvelvejs vejlavs brug af persondata sker primært med henblik på foreningen drift og administration samt for opfyldelse af foreningens formål som beskrevet i vedtægterne, herunder at kunne tilbyde elektronisk kommunikation som primær kontaktform, samt anerkendelse ved runde fødselsdage. Desuden giver det bestyrelsen en kontaktmulighed til vejenes beboere i en eventuel beredskabssituation eller anden presserende sag. Behandlingsgrundlaget er således både lovpligtigt og baseret på samtykke.

Kategorier af registrerede

Vejlavets indsamling af data omfatter personer af følgende kategorier:

•  Lodsejere på Plantagevej og Gyvelvej (medlemmer)

Lodsejere er medlemmer af vejlavet og skal derfor kunne kontaktes med henblik på foreningens drift og administration.

• Lejere med adresse på Plantagevej og Gyvelvej

For at styrke fællesskabet på vejene, ønsker vejlavet tillige at have kontakt til evt. lejere.

Hvilke data indsamles

De persondata der indsamles/ behandles på vejlavets medlemmer, dvs. husejere og lejere udgør følgende:

Obligatoriske (ligitim interesse):

·       Navn (fornavn(e) og efternavn)

·       Postadresse (adresse, postnummer og by)

·       Matrikel oplysninger (matrikelnummer og ejerlav)

·       Telefonnummer

Frivillige (samtykke):

·       Fødselsdag (dato og år)

·       E-mailadresse

For refundering af udlæg gjort på vejlavets vegne, af enten bestyrelsen eller andre frivillige, vil behandlingen tillige omfatte:

·       Bankoplysninger (reg.nr. og kontonummer)

Indsamling af oplysninger

Ved hushandler på Plantagevej og Gyvelvej overdrager ejendomsmægler købers kontaktoplysninger (navn, nuværende adresse, telefonnummer og E-mail adresse) til vejlavets administration for optegnelse i foreningens medlemsregister. Yderligere oplysninger (fødselsdato og bankoplysninger) indsamles direkte hos medlemmerne.

Samtykke

Ved indsamling samt opdatering af personlige oplysninger, gjort med hjemmel i medlemmets samtykke, stilles der krav om accept af nærværende privatlivspolitik. Der vil herefter udelukkende bliver indhentet fornyet samtykke til databehandling i fald formålet eller behandlingen rækker ud over hvad der er beskrevet heri.

INDDRAGELSE AF SAMTYKKE

Et medlem kan til enhver tid inddrage sit samtykke til foreningens behandling og opbevaring af oplysninger indsamlet på basis af et sådan, ved meddelelse til den dataansvarlige for vejlavet.

Adgang til indsamlede personoplysninger

Adgang til personoplysninger indsamlet af Plantagevej og Gyvelvejs vejlav, er udelukkende forbeholdt den siddende bestyrelsen samt evt. tilknyttet sekretær. Valgt bestyrelse og tilknyttet sekretær vil fremgå af seneste generalforsamling samt vejlavets hjemmeside.

ANDRE DATABEHANDLERE

Google

Bestyrelsen har valgt at benytte et Google Workspace til opbevaring af foreningens dokumenter og websider, hvilket gør følgende 3.part til databehandler:

Google Ireland Ltd.

Gordon House, Barrow Street

Dublin 4, Ireland

Mailchimp

For udsendelse af fælle beskeder og nyhedsbreve med MailChimp tjenesten, deles e-mailadresser med følgende databehandler:

Intuit France SAS

Intuit Data Protection Administration

7 rue de la Paix 75002 Paris, France

Overførsel af data til tredigeland uden for EU sker på baggrund af risikovurdering med hensyn til risikoen for den registrerede. Vejlavets bestyrelse fører løbede tilsyn med foreningens databehandlere.

De registreredes rettigheder, datalagring og sletning

·       De registrerede hos Plantagevej og Gyvelvejs vejlav har ret til læsbar udskrift af de persondata vejlavet har registreret (indsigt).

·       De registrerede har ret til at bede Plantagevej og Gyvelvejs vejlav korrigere urigtige- eller mangelfulde oplysninger (berigtigelse).

·       De registrerede har, efter salg eller fraflytning, ret til at bede Plantagevej og Gyvelvejs vejlav slette deres oplysninger (sletning).

·       De registrerede har ret til at påklage vejlavet behandling af personoplysninger, hvis den synes forkert eller ikke indenfor rammerne at loven (indsigelse).

Opgivne almindelige personoplysninger kan opbevares af Plantagevej og Gyvelvejs vejlav, eller eksterne databehandlere, i en periode på op til 24 mdr. efter overdragelse af ejendom til ny ejer, eller så længe det er nødvendigt for vejlavets administration og drift.

Beskyttelse af data

Adgang til systemer der indeholder persondata gives udelukkende, hvis der foreligger et behov ifm. arbejdsopgaver for vejlavet. Alle adgange til data er ”sikre adgange” og kræver anvendelse af personligt brugernavn og 2-faktorgodkendelse (kodeord og anden personlig godkendelse). Transport og lagring af data er krypteret.

Der er etableret backup af data og disse backups opbevares sikkert og krypteret.

Beredskab

Hvis de registrerede oplysninger eller dele heraf bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, tager bestyrelsen, særskilt i hvert enkelt tilfælde, stilling til hvorvidt der skal ske anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Adgang til data bliver logget og brud på datasikkerheden dokumenteres.