Referat efter dagsordenen.

(Referat i kursiv)

Fremmødte: Plantagevej nr. 1, 3, 6, 8, 12, 14, 15, 16, 18, 20, 21, Gyvelvej nr. 1 og 3.

Formand åbnede generalforsamlingen og bød velkommen

Ad 1. Valg af dirigent og referent

Dirigent: Jim Sivertsen, Plantagevej 1, blev valgt som dirigent.

Referent: Bestyrelsen foreslog at mødet transskriberes via Teams og derefter lade ChatGPT, eller tilsvarende sprogmodel, generere et referat. Godkendt.

Ad 2. Bestyrelsens beretning om vejlavets virksomhed i det forløbne regnskabsår

Formandens beretning i sin helhed kan finde på siden for generalforsamlingen under foreningens hjemmeside, https://www.pgvejlav.dk/gf2026, hvor den har været tilgængelig siden 3/6/2026.

Kort opsummeret har det kørt lidt på vågeblus, men der er stadig fokus på at komme i mål med de opgaver der burde have været udført i årets løb. Igen denne vinter har den nye belægning på Plantagevej vist sin slidstyrke og nåede 15 måneder uden vedligehold inden Grusvej lavede det årlige service.

Kommentarer:

• FORS og kloakdækslerne: Der blev spurgt ind til hvem der afholder udgiften til evt. hævning og fritlægning af kloakdæksler, hvortil bestyrelsen svarede at udgiften afholdes af FORS. 

• Skilte om forsigtig kørsel: Der blev kommenteret på lovligheden af det skilt der er opsat ved indkørslen til Plantagevej. Bestyrelsen kommenterede at det rigtigt nok ikke sidder korrekt, og at vi finder en anden løsning, skulle der komme en henvendelse fra vejmyndigheden. 

Beretningen blev formelt godkendt.

Ad 3. Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse

Per redegjorde for foreningens regnskab. Som et nedslagspunkt nævnes udgiften på kr. 12.287,- som udgør det årlige vedligehold af den nye belægning på Plantagevej.  Desuden blev det nævnt at der er en lille sideindtægt fra service til ejedomsmæglere når huse sættes til salg på vejene. supplerende meddeles at der ikke er nogle kontingenter i restance.

• Indestående i bank: kr. 129.468,14

• Kontantbeholdning: kr. 177,51

Regnskabet blev godkendt uden yderligere spørgsmål.

Ad 4. Valg af formand og 2 medlemmer til bestyrelsen

• Formand: Kristian E. Bergen (P14) genvalgt

• Næstformand: Allan Frederiksen (P12) genvalgt

• Kasserer: Per Lange (P16) genvalgt

Ad 5. Overfladerenovering af Gyvelvej

Der er indhentet tilbud på renovering af Gyvel vej med samme overflade som de første 300 meter af Plantagevej, men med ensidigt falt om dræn i skel ved Åvej.

Bestyrelsen og beboerne udtrykte stor overordnet tilfredshed med belægningstypen på Plantagevej, da den afhjælper huller, støv og mudder. På Gyvelvej vil man arbejde med en profilering, der hæver vejen en smule mod grundene og falder ind mod drænet (mod Åvej), så der sikres styret vandafledning uden at genere indkørslerne. Beboerne på Gyvelvej tilsluttede sig forslaget.

Det overskydende materiale fra afskrabningen på Gyvelvej blev drøftet. Der var forslag om at bruge det på fællesarealet eller nede ved vendepladsen eller lade Gyvelvej 1 bruge det til terrænregulering for at sikre imod overløbende vand fra Kringlevej. Der blev dog rejst bekymring omkring lokalplaner, naturbeskyttelseslinjer og regler for flytning af potentielt forurenet vej-jord.

Beslutning: Bestyrelsen går videre med Gyvelvej-projektet, Inden arbejdet igangsættes, undersøger og indhenter bestyrelsen de nødvendige skriftlige tilladelser fra kommunen vedrørende jordhåndteringen. 

Ad 6. Overfladerenovering af resterende del af Plantagevej

Der er indhentet tilbud på renovering af den resterende del af Plantagevej med samme overflade som de første 300 meter af Plantagevej.

Tilbuddet gælder en færdiggørelse af det sidste stykke af Plantagevej, primært motiveret af æstetiske årsager. Beboerne på denne del af vejen takkede dog nej, da de foretrækker perlestensløsningen, ønsker at holde farten nede, og fordi vejen her er for smal til at etablere grøfter.

Beslutning: Bestyrelsen går IKKE videre med den resterende del af Plantagevej.

Ad 7. Fremlæggelse af budget for næste regnskabsår til godkendelse, herunder fastsættelse af kontingent

Bestyrelsen fremlagde budgettet for det næste regnskabsår. Et budget som har været tilgængelig for gennemsyn på vejlavets hjemmeside, siden 3/6 2026, hvor det stadig Hovedpunkterne er:

Kontingentnedsættelse: Da foreningen har en sund opsparing, foreslog bestyrelsen at reducere det årlige kontingent med 500 kr., så det for næste år udgør 2.500,- kr.

Vendeplads og materialer: De midler der, i det foreslåede budget, var afsat til en Grusvej-DK-renovering af det resterende Plantagevej, afsættes i stedet til at indkøbe og udlægge et nyt lag perlesten på samme strækning og på vendepladsen. Det undersøges om afhentning af grusbunken kan gøres i samme arbejdsgang.

Budgetteret driftsunderskud: Der budgetteres med et kontrolleret underskud på knap kr. 90.000,- som dækkes af opsparingen. Det estimerede bankindestående ved udgangen af næste år vil være omkring kr. 40.000 kr., hvilket sikrer, at kassen ikke tømmes helt.

Ad 8. Indkomne forslag

1. Forslag til ændring af vedtægter vedr. procedure for forslag og indkaldelse til generalforsamling.

Begrundelse: Denne ændring skal sikre, at foreningens medlemmer har mindst 7 dage til at samle op på ideer og forslag til fremsættelse generalforsamlingen, samt at der efterfølgende er tid til eventuelt at tilpasse dagsordenen og udarbejde forslag til budgetter alt efter eventuelle forslag.

Afstemning: Forslaget blev enstemmigt vedtaget

2. Forslag til ændring af vedtægter for at kunne anvende vejlavet til at facilitere sociale fællesskaber med separat drift og egne økonomiske rammer.

Begrundelse: Forslag om at tilpasse vedtægterne, så der kan oprettes særskilte interessegrupper (f.eks. et brolav til broerne ved åen) under vejlavets administrative ramme. Dette gøres for at undgå omkostninger til nye foreninger og bankkonti. Grupperne vil fungere som selvstændige afdelinger med eget driftsudvalg, eget budget og særskilt kontingent, som udelukkende betales af de brugere, der melder sig til. Vejlavets fælles kasse belastes ikke. .

Diskussion: Særligt en bekymring gik på at ordlyden i forslaget kunne tolkes som om, vejlavets bestyrelse enerådigt kunne pålægge bro-brugerne "havnepenge" eller kontingenter på f.eks. 6.000 kr. uden deres samtykke. Forslagsstilleren præciserede, at det ikke er tanken: Det er bro-gruppen selv, der udarbejder et budget (f.eks. 300 kr. pr. aktiv bruger til almindelig vedligeholdelse) og præsenterer det for bestyrelsen, som blot godkender og administrerer puljen på foreningens konto.

Afstemning: Forslag blev forkastet, da der ikke kunne stilles anden passende ordlyd i forslag.

Beslutning: Efter en længere debat om ansvars- og økonomifordelingen vedrørende de eksisterende broanlæg på foreningens fællesareal blev det understreget, at foreningen i kraft af sit ejerskab af matriklen har et overordnet grundejeransvar for at sikre, at anlæg på grunden holdes i forsvarlig stand, så de ikke udgør en sikkerhedsrisiko. Da Preben har afholdt private udlæg for at renovere broen og derved afværget dette akutte forfald, besluttede generalforsamlingen, under henvisning til dette grundejeransvar, ekstraordinært at kompensere Preben for hans udlæg af vejlavets midler.

Referentens bemærkning: Ovenstående beslutning blev truffet uden yderligere debat om foreningens fremtidige struktur. Da vejlavets midler ifølge vedtægterne kun må bruges på vejen, kan grundejeransvaret ikke bruges til at betale for broens løbende vedligehold, hvilket efterlader foreningen i et juridisk tomrum. Det er derfor en naturlig nødvendighed, at vi frem mod næste generalforsamling får tilpasset vedtægterne, så et særskilt brolav fremover kan finansiere den løbende vedligeholdelse, og vejlavets fælles midler friholdes.

Ad 9. Eventuelt

Hækkeklipning: Bestyrelsen gør igen i år opmærksom på at få klippet hæk inden den breder sig for meget ud over vejarealet. Vejledning sendes sammen med referatet.

Glemte markeringer: Idet årets mærkedage (runde fødselsdage) ikke har været markeret, samlede bestyrelsen op og uddelte vingaver til Louise på Plantagevej 12, Jørgen på Gyvelvej 1, Ken på Plantagevej 15 og til Andreas på Plantagevej 13.

Bekæmpelse af Pileurt: En beboer mindede om, at den invasive plante Japansk-Pileurt er begyndt at sprede sig i naturområdet nede ved åen. Beboerne opfordres til at rykke den op med rode, når de går tur, og smide den i restaffaldet (den må under ingen omstændigheder komme i haveaffald eller i naturen, da den spreder sig aggressivt).

Principielt Spørgsmål om vejvedligeholdelse: En beboer ønskede afklaret, hvem der har vedligeholdelsespligten på den del af vejen, som blev forlænget, da beboerens hus blev opført. Da beboerens matrikel ikke dækker vejen. Det blev i den forbindelse nævnt at ansvaret godt kunne ligge hos foreningen.

Præcisering: Juridisk set påhviler vedligeholdelsespligten og det erstatningsretlige ansvar altid brugerne (de vejberettigede) af en privat fællesvej – uanset hvem der ejer matriklen under vejen. Selvom denne vejforlængelse ikke ligger på beboerens egen matrikel, bibeholder beboeren derfor sit formelle ansvar som vejberettiget bruger af stykket, og der gælder her nøjagtig samme forhold som på vejlavets øvrige strækninger. Det samme forhold gør sig i øvrigt gældende på Gyvelvej, hvor vejen er udstykket som en selvstændig matrikel, men hvor beboerne som de reelle brugere bærer det formelle ansvar. Konklusionen er derfor, at uanset en vejs matrikulære tilhørsforhold, er det altid brugeren, der har det juridiske ansvar for vedligeholdelsen.

Formanden lukkede generalforsamlingen kl. 12:30 og takkede for fremmøde og for god ro og orden.

>> Underskrevet referat kan rekvireres hos bestyrelsen <<